うちの職場は紙がものすご～く多いです。何でもかんでも書類。しかも、捨ててもいいような書類でもいつまでも置いてある。
課長いわく「捨ててもいいとは思うけど、規程には捨てていいかどうか書かれていないんだよね～。誰か決めてくれないと捨てられないよね」だって。
アンタ課長だろ？自分がルールを提案しろよ！…とは言いませんでしたが、ちょっと動いてみました。
ルールがざっくりしすぎ！ 解釈を共有＆改定
わが社には「登記や許認可関連は永久保存、重要書類は〇年保存、会計関連は〇年保存」と、一応決められたルールはあるものの、これは昔の官公庁のルールを真似しただけのものでした。
そして「重要書類って例えば何？」「決算書類は会計関連ではあるけど、重要書類に該当するんじゃないのか？」など、規程では判断できないことも多々ありました。
そこで、現在の規定がそもそも妥当なのか、改定するならどこをどうするか等、みんなで意見を出し合いました。
月日を経て、意見や考え方を共有し、変えても問題ないルールは変えたうえで、「捨ててOK」とした書類は処分することに。
処分についても、機密書類とそれ以外の分類や、具体的な処分方法まで決めました。
大事なのは、自分とは反対派の意見も毛嫌いせずよく検討することと、偉い人だろうと後輩だろうと忖度せず、あくまでもすべての意見を公平に扱うこと！
基準が決まったら、個人的な感情の介入の余地はない
コレは処分してもいいよ！と判断が下された書類に関して「でも本当に捨てていいんだろうか…」「歴史的な価値があるんじゃないか…？」なんて迷ってしまう人がいますが、個人的な感情が介入する余地はありません。
決まった以上は淡々と実行するだけです。どんどん捨てよう！
みんなで決めたルールを守るんだから、誰にも怒られないよ！
もし、どうしても捨てることに抵抗がある場合は、スキャンしてから処分するという手もあり。ただし漏えいしたら大変なことになる情報は、勝手な判断でスキャンするべからず。
膨大な量の書類がある場合は、業者さんにデータ化してもらうのもアリ
私は半年以上かけて、自分の部署の書類を4.2トン処分しました。
処分費用はかかったけれど、社内の規程をアップデートできたことで今後はみんなが書類の処分や保存について迷わなくても済むようになったから、会社にとってはメリットになったハズ。
「紙を使わない」というのは理想だけど、わが社の人々は昔からずーっと紙にまみれて過ごしてきたから、一気に変えるのは不可能。。。少しずつ、みんなが楽に仕事できるように変えていきます。
