プレゼン慣れしている私も意外だったけれど、整理収納アドバイザーの資格認定団体であるハウスキーピング協会から「優秀賞受賞のおしらせ」のメールが届きました。
すんごい忙しい時にスマホにメールが届いていて、うっかり見逃すところでした^ ^;
私が選ばれたのは新人部門で、整理収納アドバイザー１級二次試験の提出資料が対象だそうです。
１万人以上の中から200人余りが優秀賞になったとのこと。光栄なり。
せっかくなので、私なりのプレゼン観について書いておきます。
資料は体裁と中身のバランス、明朗なトークが大事
どんなプレゼンにおいても気をつけていることがあります。
整理収納アドバイザー試験の資料の場合は、10ページ以内に収めてあれば手書き、Word、Excelなど、何で作ってもOKだけど、とにかく「見た目も中身もわかりやすさが大事」です。
具体的には
- 初めて見た人が一発で理解できる資料にする
- 見出し番号やページ印字を一定のルールで入れておく
- 体言止めの多用は避ける
- 指定されたフォームやルール、ページ数や時間の制限を守るのは基本
- プレゼンは準備が９割
ざっくり全体像をイメージしてから細部を検討するとOK
まずは予定のページ数(または制限時間)に収まるよう、資料に盛り込む内容の順番、各項目のレイアウトを考えます。
実際のプレゼンではどう話すと伝わりやすいか想像しながら進めるとやりやすいかも。←私は実際のプレゼンを想像してブツブツ言いながら考えます。
結論を最初にバン！と出すか、または最後に出すか…という点は、そのプレゼンにおいて印象づけたい事=結論であるなら結論を最初にもってくるようにしています。
この物件の最大のメリットは、なんといっても駅直結であることです。
駅近ではなく、駅直結です。
本日は、この物件の…
↑たとえばこんな感じ。
最初から聞き手に重要ポイントを伝えておくことで、明確なイメージを持ってもらえます。
対して、そのプレゼンに求められる結論が最初から決まっていて、ストーリー性やオリジナリティを求められるというケースだと、展開にメリハリをつけたうえで結論は後回しにします。
本日の主人公は借金まみれの看護師です。
なぜ多額の借金を抱えることになったのか、そしてどのように借金を完済したのかについて…
↑結論が例えば「借金を完済できた話」と決まっているなら、そこに至るストーリーに関して聞き手の興味をひく設定を用意します。整理収納アドバイザーの研究発表の場合、結論は「整理収納を実践した結果を発表する(=何かが改善されたことを発表する)」と決まっているので、こちらのパターンでした。
骨格(ページのレイアウト)をだいたい決めたら、あとは肉付けです。とにかく、初めて読んだ人が容易に理解できるように意識して作成します。
文字フォントやサイズ、重要ポイントの強調などが統一されているかどうか
見出し、本文、強調文字のそれぞれのフォントや色に統一感がないと、どこが見出しで何を強調したいのか分からないし、読みにくいですよね。
全部で10ページの資料を作るなら、1ページ目から10ページ目まで全部同じルールになっていることが大事です。
私は資料をひと通り書いて、最後に見出し番号、フォント、ページ番号の確認をして仕上げます
書き進めるうちに、「こことここの順番を入れ替えようかな」「この段落は次の段落に含めてしまおう」など、編集を重ねると見出し番号もぐちゃぐちゃになってしまうことがありますよね。
最後に見出し番号、ページ番号などを整えて、目次ページを設ける場合はそこへもきちんと反映させましょう。
体言止めの多用はデメリットが多い
体言止めとは、名詞や代名詞で文章を終わらせる表現で、たとえば「春から私は社会人。」「上司からのありがたい言葉。」といったもの。
これ、プレゼン資料の見出しに
「デスク上の白いパソコン」
と書いたとしたら、
デスク上にパソコンを置くといいのか悪いのか？
白であることが大事なのか？？
と、一見しただけでは何が言いたいのかわかりません。
あ、歴史の授業中に書いたノートで、「15××年 ○○の禁止」と自分で書いておきながら、それが体言止めであったせいで「禁止したのか？されたのか？」「誰が誰に？」などが分からなくなってしまった経験はありませんか？？これも体言止めのデメリットです。
文字フォントの統一と、体言止めを多用しないことに気をつけるだけでも、初めて見た人にも理解しやすい資料に近付きますよ
難しい熟語やカタカナ語が多すぎるのも読みにくい
体言止めと同様に、難しい熟語やカタカナ語が多い資料も読みにくいものです。
文章の中に漢字が多いと堅苦しさが増す一方、ひらがなを増やすと柔らかい印象を持たせることができます。読み手の属性に応じて適宜コントロールするといいですね。
また、業界用語などのカタカナ語は簡単な日本語にあらかじめ直して書いておくと読みやすくなります。
それから、「です・ます調」と「だ・である調」が入り乱れている資料も、統一感を失ってしまうのでNGです。文体は決めておきましょう。
指定されたフォームやルール、ページ数や時間の制限を守るのは基本
氏名を全ページ下中央に印字することとか、両面印刷はNGとか、文字のサイズは○ポイントで…とか、資料作成の際に指定されたルールは必ず守りましょう。
基本的なことなのに、案外これができていない人が多いものです。
プレゼン直前になって重要なルール違反に気付いてしまい、発表に集中できなかった…なんてことにならないためにも、指定されたフォームやルールを守った資料になっているか、再度確認してください。
整理収納アドバイザー１級２次試験でも、氏名の記載がない・提案編か実作業編かわからないなど、ルール違反が複数ありました
トークは明朗に、やや大げさなくらいで！準備が十分にできれば９割成功
自信を持ってプレゼンに臨むには、練習(リハーサル)をしっかりしておくことが大切です。
制限時間があるなら、長すぎず短すぎずのいいタイミングで終えられるように。
重要なポイントがしっかり伝わるように。
プレゼンに慣れるまでは、表現はやや大げさなくらいが丁度いいのではないかと考えています。緊張していると、声もアクションも小さくなりがちですからね。
できれば家族や職場の人にリハーサルを見てもらうといいですよ。恥ずかしいけど。自己評価とはまた違ったフィードバックをもらえます。これ、本番前にやっておく価値アリです。
想定される質問や周辺知識の確認もしておくこと！
これは私の経験ですが、初めてのプレゼンでモンブラン(ケーキ)についての話をした時、
熊本県は日本の栗の三大産地のひとつで…
というくだりがあり、プレゼンを終えた後に上司から
三大産地のあと２つはどことどこ？
と聞かれたことがありました。
私はこの質問をされることを想定してあらかじめ「日本の栗の三大産地は熊本・茨城・愛媛」と調べていたので難なくクリアし、上司は満足気な顔をしていました。(それを見て私も満足しましたw)
質問やイレギュラーに対応しやすくなり、余裕もできるので十分な準備は必須です。
準備をしっかりしておくことができればそのプレゼンは成功したと言っても過言ではありません。
聞き手の目を見て堂々と発表してくださいね～
聞く態度も見られている
自分のプレゼンが終わってしまえばあとはリラックスタイム、ではありませんよ。
発表者にとっては、頷いたり表情を変化させたりなどして適度に相づちを打ってくれる聞き手がいてくれると、とても話しやすくなるんです。
一生懸命に話していても、目の前の人たちがみんな下を向いていたり、無表情で目も合わせてくれなかったりすると、自信をなくしてしまいますからね。
よい聞き手になれる人はありがたい存在だし、自分がよい聞き手になれれば、自分が発表する時にも協力的な態度を取ってくれる人が増えることでしょう。(少なくとも態度が悪い人には協力者も表れにくいですよね)
というわけで、聞く態度も大切です。私は、プレゼンは会場の人みんなで成功させるものだと考えています。
整理収納アドバイザー１級２次試験については別記事へのリンクをどうぞ
試験の流れは以前の記事整理収納アドバイザー１級２次試験 2020試験内容と資料に書いています。
受験される方は、ハウスキーピング協会公式HPにルールが明示されているので確認してください。
