パソコンの中の探し物をなくす

仕事のこと

ある書籍にこうありました。「会社員は年間150時間を探し物に費やしている」。

ちょっとびっくりでした。

無駄な時間を減らして、最小の労力で最大の成果を上げることができれば、節約した時間をプライベートに回して生活を充実させることができるうえ、会社や周囲の人からの評価も上がるかもしれません。

パソコンの探しものをなくすために私がやっていることを紹介します。

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アイコンだらけのデスクトップを片付けよう

パソコンのデスクトップがアイコンだらけになっていませんか?これ、私には「こたつの周囲にリモコンやペットボトル、雑誌を置いている」のと同じ状態に見えます。

手が届く範囲にいろいろ置いてあって便利そうに見えるけど、美しくない。。。モノがなくなりやすいし、うっかり踏んでしまうことも。それを改善しませんか?

フォルダに整理する時のコツ

まずは仕事の種類別、取引先、曜日別など、適したカテゴリごとにフォルダを作ります。

次に、フォルダの中に格納するファイルを、使用頻度や50音順など、これまた使いやすいように並べます。

この時、ファイル名の頭に「01_」「02_」など番号を振っておくと、常にその順に並べておくことができます。

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私の場合、「取引先」のフォルダの中にさらに各取引先のフォルダを作り、先方から届いた資料などを格納しています。ファイル名の頭に202008_と、年月を入れています

フォルダの中の古いデータはときどき見直し、削除するか、「一時保管」のフォルダを作ってしばらく様子を見るかして、不要なものをためないようにしましょうね~。

これは家も同じですね。

デスクトップは「一時的な置き場所」と考える

メールに添付するデータ、今日中に整えたいExcelファイルなど、すぐに使うものはデスクトップに置いておくと便利ですね。

メールに添付ファイルをつける時、フォルダの階層をどんどん進んで目的のファイルを見つけに行くよりも、デスクトップにあるものを指定する方が圧倒的に早いし、間違いも減らせます。

こんな場合のように、私はデスクトップを一時的な置き場所として使っています。

リアルな事務机と同じです。仕事が終わったら、机上にあるモノはすべて引き出しに片付けて帰るし、机の上に出しているのは「今日使うもの」だけです。

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デスクトップにアイコンを並べるとしたら「ロの字型」がオススメ

よく使うアプリケーションだけに絞ったとしても、デスクトップには複数のアイコンが並ぶもの。私もそうです。ネットブラウザに文書作成、表計算、そして業界独自アプリなど。

それらを普通に整列させると、画面の左上から下へ順に並びますよね。

私のオススメは、画面の外周に沿ってロの字型にアイコンを並べることです。

こうすれば、使用中のアプリを全画面表示にしていない限りは、別のウィンドウを開くために使用中アプリのウィンドウをずらす時、その動きが最小限で済みます。

通常の整列方法だと、開きたいアプリが左から3列目にある場合、既存ウィンドウを大きく動かさないといけません。でもアイコンが画面の外周に沿って並んでいれば、上下左右の少しの移動でOKです。

全開
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こんな少しの工夫の積み重ねが時間のゆとりを生むかも

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余談 バックアップって?

バックアップは大切!とよく聞くけれど、バックアップしてますか?

バックアップは、同じデータを別々の場所に保存すること、です。

ひとつのパソコンに同じデータを複製することはバックアップではありません。

パソコンとは別の場所(USBメモリやブルーレイ、サーバ)などに、パソコンの中身を保存し、いつも最新の状態に更新することをオススメします。

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