会計事務所で働いていると、繰り越した後の古い通帳はどこにどう保管すればいいか？とか、個人情報だらけの通帳の処分はどうすれば？といったことを聞かれることがあります。
私が自宅でどうやっているかをご紹介します。
個人の通帳の保存期間は７年
税法では、「確定申告の期限の翌日から７年」は保管することになっています(個人の場合)。
特例がない場合、毎年3月15日が申告期限なので、７年後の3月15日までは保管しましょうということ。(特例がある年とは、新型コロナの影響で申告期限が延長されたケースがわかりやすい例です)
無難にいきたいなら、通帳の最後の記帳日から見て８年後の3月15日まで置いておくのがオススメです。1月1日〜12月31日の期間の収支を翌年3月15日までに申告するルールなのでね。
副業とか特にややこしいことをしていない人なら、まあ何も起きないまま処分することになりますけどね。
処分は自分の手で確実に！
私はシュレッダーで裁断します。家庭用の電動のやつです。
通帳をそのまま投入すると詰まってしまうので、ページを綴じてある糸の部分から強引に破いてから、通帳の罫線に対して直角の向きでシュレッダーへ。
そして、文字が読み取れない状態になっていることを確認してからゴミに出します。
シュレッダーによっては、通帳の罫線と同じくらいの幅で裁断されちゃうこともあるから要注意です。
会社によっては、機密書類の廃棄を事業系ゴミの処分と同様に外部委託しますよね。紙を溶解したり、地中に埋めたり、処理方法はいくつかあるようです。
が、私の勤務先の会計事務所では、機密書類はシュレッダーで裁断したうえで、市のゴミ焼却施設まで職員が直接持ち込んでいます。判読不能な状態になるのを確実に見届けるって感じです。委託業者を信用していないわけではなく、会計事務所の信頼性を担保したいという事務所の方針です。
自分の手で確実に処分するのは大切だと考えています。トラブル回避のためにもね。
通帳の保管はドキュメントファイルが◎
私はずいぶん前に買った通帳サイズのドキュメントファイルを使っています。↑こんなの。
銀行別、人別などに分けたり、古いものから奥に入れることにしたり、使い方を工夫すれば役立つアイテムです。
私は古いものを奥に入れています。
複数の口座を運用していて、家にいくつも通帳があっても、古いものはここを見ればOKで、ここ以外にはない！と分かっているだけでも気分的にスッキリ感がありますよ〜。
繰り越した後の通帳はこのファイルに放り込めばいいから、定位置に悩むこともないし。
ドキュメントファイルじゃなくても、１つの入れ物でまとめて管理するのはオススメです。
古い通帳の保管をいつまでするか、そしてどのように捨てるか、ちょっと悩んでは先送りしてしまっていた方は、ちょいと見直してみましょう。
